关于做好2019年文件材料归档工作的通知

各单位:

根据《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》《福建师范大学档案管理办法》等文件的要求,为确保2019年归档工作及时有效开展,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

    (一)2018年度应归档的文书材料,按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(修订)》(闽师档〔20111号)等文件规定的范围进行归档移交。

    (二)2019届毕业生应归档的学籍档案材料,主要包括:学籍卡片、成绩单(含辅修专业及素质拓展成绩单)、毕业生基本情况登记表、毕业生合影照(含电子版)、毕业生纪念册(含电子版)、毕业生照片册(与毕业证书同底、含电子版)、研究生学位申请书和毕业登记表、博士论文等。

    (三)2017年度应归档的会计档案,按照《会计档案管理办法》 (财政部 国家档案局令第79) 等规定的范围进行归档移交。

    (四)2015年以前应归档的科研档案,按照《科学技术档案工作条例》《科学技术研究课题档案管理规范》等规定的范围进行归档移交。

    (五)2018年度应归档的基建、审计、资助、实物、照片等门类档案,分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。

(六)历年应归档的重大活动材料,按照《福建师范大学重大活动档案管理实施细则》(闽师档〔20122)规定的范围进行归档移交。

(七)2018年度应归档及之前未及时归档的干部人事档案材料,按照《福建师范大学干部人事档案材料收集归档实施细则》(师大学校办〔201077)规定的范围进行归档移交。

    二、归档时间

    (一)按年度归档的各类文件材料应于630日前归档;基建项目档案在验收后两个月内归档;科研项目档案在项目结题两个月内归档;照片档案在活动结束后一个月内归档;重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内归档;会计档案在本单位保存一年后移交归档。

    (二)2019届本专科毕业生学籍卡片、成绩单、毕业生照片册应于毕业证书发放前移交至教务处,由教务处收集齐全后统一向学校档案馆移交归档;基本情况登记表、毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至学工部,由学工部收集齐全后统一向学校档案馆移交归档。

(三)2019届上半年毕业研究生学籍卡片、成绩单、学位申请书与毕业生登记表、毕业生照片册、博士论文应于当年10月份前由研究生院收集齐全后统一归档;毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至研工部,由研工部收集齐全后统一归档;2019届下半年毕业研究生材料(同上)应于次年3月份前分别由研究生院、研工部收集齐全后统一向学校档案馆移交归档。

(四)干部人事档案材料应在形成正式材料后一个月内移交,2018年度未在规定时间内归档的,须在630日前归档。

    三、归档要求

    (一)各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全。

    (二)应归档的校内发文包含红头文件(文件正本)及附件、签发单、底稿;应归档的校外来文包含红头文件(文件正本)及附件、收文处理单。校内发文的红头文件应一式两份,其他归档文件材料一式一份。

    (三)归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉字文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后(批复在前、请示在后,复函在前、函在后);有收文处理单或发文稿纸的,收文处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

(四)归档的红头文件必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。发文稿纸如果是从OA系统中直接打印,则需在打印稿上加盖部门公章。归档的学籍卡片、成绩单必须分别加盖学院及教务处(或研究生院)公章。

    (五)在归档纸质档案材料的同时,应将电子文件材料一并归档。由OA系统自动归档至档案管理系统中的电子文件,各单位要检查其完整性、齐全性、真实性、可读性。对未从OA系统发布的应归档文件(学籍档案、干部人事档案类除外),把相关的信息录入至学校档案管理系统中。

    (六)归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型,材料左边应留有25mm的装订边。

(七)2019届毕业生学籍材料的归档要求见附件1。档案馆不接收学院直接移交的毕业生档案材料。

(八)其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

    四、归档程序

(一)各单位在归档移交前,首先按照归档要求进行立卷整理(起订、排序、编号等);其次,在移交材料首页的正上方居中空白处加盖归档章(学籍档案、干部人事档案类除外),并填写相应栏目信息;再次,针对从OA系统发布并自动归档到档案管理系统的电子文件,登陆学校档案管理系统并校对、补充相关信息。对未从OA系统发布的应归档文件(学籍档案、干部人事档案类除外),把相关的信息录入至学校档案管理系统中。最后,将相应的电子文件上传挂接(具体方法参照附件2)。从OA系统发布的电子文件无需进行挂接,但需对归档过来的电子文件进行完整性、真实性、可读性检查。

    (二)各单位在向档案馆移交档案时,需打印移交目录一式两份,并标明移交日期、移交人,加盖单位公章。归档文件移交目录可在学校档案管理软件里打印出来(具体方法参照附件2),学籍档案移交目录可在“档案馆网站——下载中心——文件下载”中下载

    (三)档案馆根据移交目录接收材料,同时查验电子文件,经检查无误后签字确认,退回一份目录,由移交单位留底备查。

(四)在归档过程中如有疑问,请与档案馆联系。综合档案室联系电话:22867070;人事档案室联系电话:22867363。档案馆邮箱:fjsddag@fjnu.edu.cn

 

  附件1.2019届毕业生学籍档案归档要求.docx

   附件2.档案管理系统使用方法.doc

 

 

                                   学校办公室

                        2019513


发布时间: 2019-05-20 访问次数: 215