关于做好2016年文件材料归档工作的通知



福建师范大学档案馆

师大档〔20161






关于做好2016年文件材料归档工作的通知


各单位:

根据《福建师范大学档案管理办法》等文件的要求,为确保2015年应归档材料及时、完整、规范的归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

    1. 2014年度应归档的会计档案,按照《会计档案管理办法》 (财政部 国家档案局令第79) 等规定的范围进行归档移交。

    2. 2015年度应归档的文书材料,按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(修订)》(闽师档〔20111号)等文件规定的范围进行归档移交。

    3. 2015年度应归档及之前未及时归档的干部人事档案材料,按照《福建师范大学干部人事档案材料收集归档实施细则》规定的范围进行归档移交。

    4. 2015年度应归档的照片、基建、资助、实物等门类档案,分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。

5. 2016届毕业生应归档的学籍档案材料,主要包括:学籍卡片、成绩单(含辅修专业及素质拓展成绩单)、毕业生基本情况登记表、毕业生合影照(含电子版)、毕业生纪念册(含电子版)、毕业生照片册(与毕业证书同底、含电子版)、研究生学位申请书和毕业登记表、博士论文等。

6. 历年应归档的重大活动材料,按照《福建师范大学重大活动档案管理实施细则》(闽师档〔20122)规定的范围进行归档移交。

二、归档时间

    1.按年度归档的各类文件材料应于515日前归档;基建项目档案在验收后两个月内归档;科研项目档案在项目结题两个月内归档;照片档案在活动结束后一个月内归档;重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内归档;会计档案在本单位保存一年后移交归档。

    2.2016届本专科毕业生学籍卡片、成绩单、毕业生照片册应于毕业证书盖章安排日期之前移交至教务处,经教务处审核收集齐全后归档;基本情况登记表、毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业证书盖章安排日期之前移交至学工部,经学工部收集齐全后归档。

3.2016届上半年毕业研究生学籍卡片、成绩单、学位申请书与毕业生登记表、毕业生照片册、博士论文应于当年10月份前由研究生院归档;毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至研工部,经研工部收集齐全后归档;2016届下半年毕业研究生材料应于次年3月份前分别由研究生院、研工部归档。

4.对未按要求完成毕业生材料归档工作的学院,学校将参照《学校办公室关于做好2013届毕业生材料归档工作的通知》(师大学校办〔201343号)的相关规定,不给予办理毕业证书和学位证书盖章手续。

    5.干部人事档案材料应在形成正式材料后一个月内移交,2015年度未在规定时间内归档的,须在430日前归档。

三、归档要求

    1.各单位应本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想,”的态度,高度重视各门类档案材料的收集归档工作。分管领导应及时部署并监督兼职档案员做好档案归档工作。兼职档案员要切实做好文件材料立卷归档工作,确保各门类档案材料规范、系统、齐全完整。

    2.归档材料必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。

    3.应归档的红头文件必须包含红头文件(文件正本)正文及附件、签发单、底稿;红头文件应一式两份,其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为:红头文件(文件正本)、签发单、底稿,如有附件应放在文件正本后面。

    4.在归档纸质档案材料的同时,应将电子版档案材料一并归档。

    5.归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型,材料左边应留有25mm的装订边。

6.2016届毕业生学籍材料的归档要求见附件1

7.其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

四、归档程序

    1.各单位在归档移交前,首先按照归档要求进行立卷整理;其次,在移交材料右上角空白处加盖归档章(学籍档案、干部人事档案类除外),并填写相应栏目信息;再次,将应归档文件材料目录(学籍档案、干部人事档案类除外)预先录入至学校科易档案管理系统中;最后,确保信息录入完整、准确后,将相应的电子文件上传挂接(具体方法参照附件2)。

    2.各单位在向档案馆移交档案时,需打印归档文件移交目录一式两份,并标明移交日期、移交人,加盖单位公章。归档文件移交目录可在科易档案管理软件里打印出来(具体方法参照附件2)。

    3.档案馆根据归档文件移交目录验收材料,查验录入数据及原文,经检查无误后签字确认,退回一份归档文件移交目录由移交单位留底备查。

4.在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系。联系人及电话:综合档案室:上官小兰、王春泉,22867070,人事档案室:方燕平,郑新莺,22867363


附件:1.2016届毕业生学籍档案归档要求.doc

       2.科易档案管理软件使用方法.doc





 


                                         福建师范大学档案馆

                                           2016年4月21









附件2:科易档案管理系统使用说明.doc附件1:2016届毕业生学籍档案归档要求.doc

发布时间: 2016-04-22 访问次数: 996