福建省归档文件整理细则(试行)

   
     1 总则
       1.1 为了适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,根据中华人民共和国档案行业标准da/t22——2000《归档文件整理规则》,结合本省实际情况,制定《福建省归档文件整理细则》(以下简称细则)。
       1.2 本《细则》适用于全省各级机关、团体和其他社会组织在其职能活动中形成的,办理完毕的,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。
     2 整理原则及质量要求
       2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
       2.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
       2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
     3 整理方法
       3.1 归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
       3.2 归档文件分类采用年度--机构--保管期限;年度----问题----保管期限;年度----保管期限三种方法。分类方案应保持相对稳定。
          3.2.1 年度----机构----保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按单位内设机构设置类目,再根据保管期限分类。
          3.2.2 年度----问题----保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按问题设置类目,再根据保管期限分类。
          3.2.3 年度----保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按保管期限分类。
          3.2.4 归档文件所属年度的区分,一般应以文件的签发日期(落款日期)为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。
          3.2.5 用问题分类法时应参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别,并保持其连续性。
      3.3 归档文件按件用线装订。采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上角装订时,应将左、上侧对齐。
      3.4 归档文件装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文本在后。
      3.5 归档文件的排列方法,应在分类方案的最低一级类目内,按文件形成时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套性文件可集中排列。
      3.6 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、机构或问题、年度、保管期限、室编件号、馆编件号等项目,其格式如图1所示。归档章项目填写应严格按照图1所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。
       3.6.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
       3.6.2 年度:填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:1999。
       3.6.3 保管期限:填写归档文件保管期限的简称或代码。
       3.6.4 机构(问题):填写作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
       3.6.5件号:填写归档文件排列顺序号,分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是机关档案室在文件归档整理时,根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆时,按进馆要求标注。
     3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图2)。
       3.7.1 归档文件应逐件编目。针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注。
       3.7.2 件号:填写室编件号。
       3.7.3 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
       3.7.4 文号:填写文件的发文字号。填写时应照实抄录,不能省略。
       3.7.5 题名:填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“[]”。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。
       3.7.6 日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。填写两行时应为 
  1999
  0909 。
       3.7.7 页数:填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。
       3.7.8 备注:注释文件需要说明的情况。
       3.7.9 归档文件目录用纸规格采用国际标准a4型,目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图3),其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
    3.8 归档文件应严格按照室编件号顺序装盒,并填写档案盒封面、盒脊等项目。
       3.8.1 不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
       3.8.2 不同类别的归档文件不应放入同一档案盒。按机构分类的不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒;按问题分类的,不同问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。
       3.8.3 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
       3.8.4 归档文件装盒时,应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下,不至使文件弯曲受损。
       3.8.5 档案盒封面应标明全宗名称全称。
     档案盒的外形尺寸为310mm×220 mm,盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图4)。
       3.8.6 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目(见图5)。
       3.8.6.1 全宗号:按同级档案馆给定的号码填写,暂未给定的单位可先空置。
       3.8.6.2 年度:按盒内文件的形成年度填写。
       3.8.6.3 机构(问题):填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称。
       3.8.6.4 保管期限:按盒内文件所划定的保管期限填写。
       3.8.6.5 起止件号:填写盒内第一件文件和最后一件文件的归档文件的件号,其间用“—”号连接。
       3.8.6.6 盒号:填写档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
     3.9 归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”(见图6)。主要说明年度文件归档的总数量,不同类别与保管期限归档文件的数量,及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期。
      4 附则
     4.1 各行业系统可根据本细则制定实施办法,并报福建省档案局审核批准。
     4.2 本细则由福建省档案局负责解释。
     4.3 本细则自发布之日起试行。
                                                                                          图1   归档章式样: 

(全宗号)
(年度)
(室编件号)
*(机构或问题)
(保管期限)
(馆编件号)

备注:括号内加注的提示文字,用以说明各编号项目在归档章的位置,实际制作归档章时无须刻出。有“*”号的项目为选择项,若不采用此项,应予空置。
      

                                                                                         图2  归档文件目录
      

件号

责任者
文号
题名
日期
页数
备注
 
 
 
 
 
 
 

   

                                                                                        图3  归档文件目录封面式样
 
    

 
 
 
归 档 文 件 目 录
 
 
全宗名称:
 
    度:
 
保管期限:
 
机构(问题):

 

                                                                                      图4  年度归档文件整理说明:
         
 

分类方案
 
归档文件数量(件)
永久
长期
短期
 
 
 
各类文件归档数量(件)
类别
 
 
 
 
数量(件)
 
 
 
 
类别
 
 
 
 
数量(件)
 
 
 
 
整理情况:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
整理人:
检查人:
填表时间:
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

发布时间: 2010-04-08 访问次数: 370