关于做好2017年文件材料归档工作的通知

各单位:

根据《福建师范大学档案管理办法》等文件的要求,为确保2017年归档工作及时有效的开展,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

    1. 2015年度应归档的会计档案,按照《会计档案管理办法》 (财政部 国家档案局令第79) 等规定的范围进行归档移交。

    2. 2016年度应归档的文书材料,按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(修订)》(闽师档〔20111号)等文件规定的范围进行归档移交。

    3. 2016年度应归档及之前未及时归档的干部人事档案材料,按照《福建师范大学干部人事档案材料收集归档实施细则》规定的范围进行归档移交。

    4. 2016年度应归档的照片、基建、资助、实物等门类档案,分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。

    5. 2017届毕业生应归档的学籍档案材料,主要包括:学籍卡片、成绩单(含辅修专业及素质拓展成绩单)、毕业生基本情况登记表、毕业生合影照(含电子版)、毕业生纪念册(含电子版)、毕业生照片册(与毕业证书同底、含电子版)、研究生学位申请书和毕业登记表、博士论文等。

    6. 历年应归档的重大活动材料,按照《福建师范大学重大活动档案管理实施细则》(闽师档〔20122)规定的范围进行归档移交。

二、归档时间

    1. 按年度归档的各类文件材料应于530日前归档;基建项目档案在验收后两个月内归档;科研项目档案在项目结题两个月内归档;照片档案在活动结束后一个月内归档;重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内归档;会计档案在本单位保存一年后移交归档。

    2. 2017届本专科毕业生学籍卡片、成绩单、毕业生照片册应于毕业证书发放前移交至教务处,由教务处收集齐全后统一向学校档案馆移交归档;基本情况登记表、毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至学工部,由学工部收集齐全后统一向学校档案馆移交归档。

    3. 2017届上半年毕业研究生学籍卡片、成绩单、学位申请书与毕业生登记表、毕业生照片册、博士论文应于当年10月份前由研究生院收集齐全后统一归档;毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至研工部,由研工部收集齐全后统一归档;2017届下半年毕业研究生材料应于次年3月份前分别由研究生院、研工部收集齐全后统一向学校档案馆移交归档。

    4. 干部人事档案材料应在形成正式材料后一个月内移交,2016年度未在规定时间内归档的,须在530日前归档。

三、归档要求

    1. 各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

    2. 应归档的红头文件必须包含红头文件(文件正本)正文及附件、签发单、底稿;红头文件应一式两份,其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为:红头文件(文件正本)、签发单、底稿,如有附件应放在文件正本后面。

    3. 归档的红头文件必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。签发单或发文处理单如果是从OA系统中直接打印,则需在打印稿加盖部门公章。归档的学籍卡片、成绩单必须分别加盖学院及教务处或研究生院公章。

    4. 在归档纸质档案材料的同时,应将电子文件材料一并归档。由OA系统自动移交至科易档案管理系统中电子文件,各单位要检查相应电子文件的完整性、齐全性、可读性。

    5. 归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型,材料左边应留有25mm的装订边。

    6. 2017届毕业生学籍材料的归档要求见附件1档案馆不接受学院直接移交的毕业生档案材料。

    7. 其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

四、归档程序

    1. 各单位在归档移交前,首先,按照归档要求进行立卷整理(起订、排序、编号等);其次,在移交材料右上角空白处加盖归档章(学籍档案、干部人事档案类除外),并填写相应栏目信息;再次,针对从OA系统发布并自动归档到科易档案管理系统的电子文件,登陆科易档案管理系统并校对、补充相关信息。对未从OA系统发布的应归档文件(学籍档案、干部人事档案类除外),把相关的信息录入至学校科易档案管理系统中。最后,将相应的电子文件上传挂接(具体方法参照附件2)。从OA系统发布的电子文件无需进行挂接,但需对归档过来的电子文件进行完整性、真实性、可读性检查。

    2. 各单位在向档案馆移交档案时,需打印归档文件移交目录或学籍档案移交目录一式两份,并标明移交日期、移交人,加盖单位公章。归档文件移交目录可在科易档案管理软件里打印出来(具体方法参照附件2),学籍档案移交目录可“档案馆网站——下载中心——文件下载”中下载

    3. 档案馆根据归档文件移交目录或学籍档案移交目录验收材料,同时需查验电子文件,经检查无误后签字确认,退回一份目录,由移交单位留底备查。

    4. 在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系。综合档案室:上官小兰、陈尤莺,联系电话:22867070;人事档案室:方燕平、郑新莺,联系电话:22867363。档案馆邮箱:fjsddag@fjnu.edu.cn

  

附件1.2017届毕业生学籍档案归档要求.docx

附件2.科易档案管理系统使用说明.docx

  



福建师范大学档案馆

2017420  


发布时间: 2017-05-24 访问次数: 436