一、 查档须知
（一） 查档所需证件材料
1. 本单位查档人员：须持本人有效身份证件及《福建师范大学档案利用审批表》。
2. 外单位查档人员：须持单位介绍信、本人有效身份证件及《福建师范大学档案利用审批表》。
3. 毕业生查阅学籍档案：请参照学籍档案远程利用系统查档要求。
4. 台、港、澳同胞、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门介绍。
5. 外国人要求利用档案的，须经外事部门介绍和学校保密委员会审批。
（二） 填写《福建师范大学档案利用审批表》
1. 查档人员需明确待查档案的类别、年度、文号、文件内容等关键信息，填写《福建师范大学档案利用审批表》，本人手写签名，部门审批盖章（与本人相关的档案除外，如任免、表彰、处分决定等）。
2. 若是查阅其他部门的未公开档案，还须档案形成部门审批盖章。
3. 涉密档案须按保密级别额外审批。台、港、澳同胞、海外侨胞、外国人须按相关部门要求额外审批。
4. 档案室审批同意后查档。
二、 查档流程
（一） 档案调取
1. 档案管理员调取档案。
2. 档案取出后，双方共同核对档案数量、完整性、封装状态。
（二） 档案查阅
1. 查阅档案须在指定查档区域进行。
2. 查阅纸质档案时，如需复印、扫描，须经档案管理员同意，由管理员操作或在指定设备上进行，涉密档案严禁复制、扫描。
3. 查阅电子档案，在档案系统内浏览，如需打印、下载等须经档案管理员同意。
（三） 档案归还
1. 查档结束后，查档人员须及时将档案归还档案管理员。
2. 双方共同核对档案数量、完整性、封装状态，确认与调取时一致。
3. 档案管理员将档案放回原位置。
（四） 档案登记
查档人员填写档案利用登记表，注明查档日期、工作单位、查档内容、利用目的及份数等。
三、 查档规范
（一） 档案查阅
1. 提供社会利用的档案，以复制件代替原件。载有档案保管单位签章标识的档案复制件，具有与档案原件同等的效力。
2. 已经数字化处理的档案，原则上不提供实体档案原件查阅，仅提供电子档案查阅。
3. 查档人员不得擅自进入库房。
4. 查档人员要爱护档案。对于实体档案，要对所查阅档案的安全负完全责任，不得随意涂改、拆卷、标记、增删、替换、折叠、剪裁、污损、撕毁、拖延归还、丢失档案；对于电子档案，必须遵守国家有关法律法规和档案利用的规定，不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益；对于档案复制件及资料，应确保其使用目的和过程的合法合规，不得侵犯知识产权、隐私权或其他合法权益。出现以上行为情况，学校保留按照《档案法》及相关规定追究相应法律责任的权利。
5. 查档人员如需复制档案，应当提交需求由档案室审核：工作查考、权益维护等目的的档案利用，原则上按需提供；学术研究目的的档案利用以阅览和摘录为主；大规模档案利用应当提供相关证明，经档案室审核并签订档案利用承诺书后予以复制；如选择线上利用途径，需充分了解档案数据通过网络传播所带来的安全风险并予以有效控制。
（二） 档案利用
1. 严格遵守保密规定，不得泄露所查档案中的涉密信息、敏感信息，不得将档案内容擅自告知无关人员，查档产生的笔记、复制件须妥善保管，使用完毕后按规定销毁。
2. 属于本室馆藏的档案，任何单位和个人未经档案室同意不得以任何形式公布。档案的公布指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文：
（1）通过报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等公开出版；
（2）通过电台、电视台、计算机信息网络等公开传播；
（3）在公开场合宣读、播放；
（4）公开出售、散发或者张贴档案复制件；
（5）在展览、展示中公开陈列。
公布档案应遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益，同时注明来源和出处，否则由以上公布档案行为所产生的所有法律责任由公布单位或个人承担。
3. 凡向本室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会公布或查阅的内容提出限制利用的相关意见。
（三） 档案安全
1. 禁止携带火种、饮料、食品、尖锐物品等可能损害档案的物品进入库房。
2. 查阅过程中须保持安静，严禁吸烟、喧哗、打闹等。
3. 对档案的真实、完整、安全、保密负责，对造成档案破损、丢失、信息泄露等后果的，将依法依规处理。