各单位：
根据《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》《福建师范大学档案管理办法》等文件的要求，为确保2020年归档工作及时有效开展，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2019年度应归档的文书材料，按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（修订）》（闽师档〔2011〕1号）等文件规定的范围进行归档移交。
（二）2020届毕业生应归档的学籍档案材料，主要包括：学籍卡片、成绩单（含辅修专业及素质拓展成绩单）、毕业生基本情况表、毕业生合影照（含电子版）、毕业生纪念册（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）、研究生学位申请书和毕业登记表、博士论文等，其中毕业生合影照和纪念册，根据学校疫情防控工作要求，以及学校对2020届毕业生工作安排，以实际产生的材料归档，如没有相应归档文件，由学工部提交一份纸质说明。
（三）2018年度应归档的会计档案，按照《会计档案管理办法》 (财政部 国家档案局令第79号) 等规定的范围进行归档移交。
（四）2016年以前应归档的科研档案，按照《科学技术档案工作条例》《科学技术研究课题档案管理规范》等规定的范围进行归档移交。
（五）2019年度应归档的基建、审计、资助、实物、照片等门类档案，分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。
（六）历年应归档的重大活动材料，按照《福建师范大学重大活动档案管理实施细则》(闽师档〔2012〕2号)规定的范围进行归档移交。
(七) 2020年我校应对新冠肺炎疫情工作专题文件材料,按照学校办公室下发的《关于做好我校应对新冠肺炎疫情工作文件材料收集归档的通知》规定的范围进行归档移交。
二、归档时间
（一）按年度归档的各类文件材料应于6月30日前归档；基建项目档案在验收后2个月内归档；科研项目档案在项目结题2个月内归档；照片档案在活动结束后1个月内归档；重大活动档案应在重大活动项目结束后1个月内归档；会计档案在本单位保存1年后移交归档。
（二）2020届本专科毕业生学籍卡片、成绩单、毕业生照片册应于毕业证书发放前移交至教务处，由教务处收集齐全后统一向学校办公室文书档案室移交归档；毕业生基本情况登记表、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至学工部，由学工部收集齐全后统一向学校办公室文书档案室移交归档。
（三）2020届上半年毕业研究生学籍卡片、成绩单、学位申请书与毕业生登记表、毕业生照片册、博士论文应于当年10月份前由研究生院收集齐全后统一归档；2020届下半年毕业研究生材料（同上）应于次年3月份前分别由研究生院、学工部收集齐全后统一向学校办公室文书档案室移交归档。
（四）新冠疫情防治档案在我校疫情防控结束后1个月归档。
三、归档要求
（一）各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，监督兼职档案员做好本单位档案归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全。因受新冠肺炎疫情影响，无法收集的归档材料由归档部门出具一份纸质书面说明，以备查考。
（二）应归档的校内发文包含红头文件（文件正本）及附件、签发单、底稿；应归档的校外来文包含红头文件（文件正本）及附件、收文处理单。校内发文的红头文件应一式两份，其他归档文件材料一式一份。
（三）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉字文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前、请示在后,复函在前、函在后）；有收文处理单或发文稿纸的，收文处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（四）归档的红头文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。发文稿纸如果是从OA系统中直接打印，则需在打印稿上加盖部门公章。归档的学籍卡片、成绩单必须分别加盖学院及教务处（或研究生院）公章。
（五）在归档纸质档案材料的同时，应将电子文件材料一并归档。由OA系统自动归档至档案管理系统中的电子文件，各单位要检查其完整性、齐全性、真实性、可读性。对未从OA系统发布的应归档文件（学籍档案除外），把相关的信息录入至学校档案管理系统中。
（六）归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边。
（七）2020届毕业生学籍材料的归档要求见附件1。文书档案室不接收学院直接移交的毕业生档案材料。
（八）其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。
四、归档程序
（一）各单位在归档移交前，首先按照归档要求进行立卷整理（起订、排序、编号等）；其次，在移交材料首页的正上方居中空白处加盖归档章（学籍档案除外），并填写相应栏目信息；再次，针对从OA系统发布并自动归档到档案管理系统的电子文件，登陆学校档案管理系统并校对、补充相关信息。对未从OA系统发布的应归档文件（学籍档案除外），把相关的信息录入至学校档案管理系统中。最后，将相应的电子文件上传挂接（具体方法参照附件2）。从OA系统发布的电子文件无需进行挂接，但需对归档过来的电子文件进行完整性、真实性、可读性检查。
（二）各单位在向文书档案室移交档案时，需打印移交目录一式两份，并标明移交日期、移交人，加盖单位公章。归档文件移交目录可在学校档案管理软件里打印出来（具体方法参照附件2），学籍档案移交目录可从学校办公室网页菜单栏进入文书档案网页，即在“学校办公室——文书档案——下载中心——文件下载——各部处学籍档案移交目录”中下载。
（三）文书档案室根据移交目录接收材料，同时查验电子文件，经检查无误后签字确认，退回一份目录，由移交单位留底备查。
（四）在归档过程中如有疑问，请与文书档案室联系。文书档案室联系电话：22867070,电子邮箱:fsdda@fjnu.edu.cn。
学校办公室
2020年5月25日