关于做好2012届毕业生档案归档工作的通知
师大档[2012]2号
各学院：
根据《关于做好2012年度档案归档工作的通知》（师大档[2012]1号）要求，现将2012年毕业生档案归档工作做进一步的详细通知：
一、归档范围
本（专）科、硕士、博士毕业生专业或年级合影、毕业生照片册、毕业生纪念册、毕业生基本情况登记表、学籍卡片、成绩单、毕业研究生登记表和学位申请书、博士论文等。
二、归档要求
1．毕业生合影照、毕业生照片册、毕业生纪念册
合影照片归档包括照片（含电子版）、文字说明二部分。照片规格：年级合影为17cm×28cm（8寸）、专业或班级合影为 11 cm×18cm（6寸）。每一张照片背面应附文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业名称、每位老师（注明现职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名，照片要求塑封。电子版合影照标题应写成：福建师范大学某某学院2012届某某专业毕业生合影或福建师范大学某某学院2012届毕业生合影。
毕业生照片册照片必须与毕业证书上的照片为同一底版（含电子版），并粘贴在“毕业生照片册”表上。以学院为单位，博、硕、本、专科分开，分专业来整理。同一专业不分开，不同专业不能混淆，专业人数不足一页的，另一专业可接在前一专业之后继续粘贴。照片规格为2寸。
毕业生纪念册归档可为专业（班级）毕业纪念册或年级毕业纪念册。纸质版和电子版同时移交。纪念册封面及脊背标题为：福建师范大学某某学院某某届毕业纪念册或福建师范大学某某学院某某届某某专业（班级）纪念册。
以上归档文件材料的电子版均应为无压缩版。
2．毕业生基本情况登记表
内容应填写完整、齐全、字迹清晰；以学院为单位，分专业整理，在基本情况登记表右下角编号，一个学院一个大流水号；每份基本情况登记表都应加盖学院章；应制作卷内文件目录，包括以下三个字段：序号、学号、姓名。
3．学籍卡片、成绩单
内容必须填写完整、齐全、字迹清晰；以学院为单位，分专业整理；学籍卡片与成绩单正反面横向打印（A4），如果成绩单有两面，则成绩单正反面打印，学籍卡片单独打印；学籍卡片与成绩单正反面都应盖章；应在学籍卡片与成绩单右下角编序号，一个专业编一个流水号，并制作相应的卷内文件目录，包括以下三个字段：序号、学号、姓名。
4．毕业研究生登记表和研究生学位申请书
以学院为单位，分专业整理，需A4纸张双面打印。
三、归档时间
毕业生合影照、毕业生个人证件照、毕业生纪念册、基本情况登记表等材料应在毕业生离校前完成。学籍卡片、成绩单、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、博士论文等应在当年的10月份前完成，在职研究生学籍卡、成绩单等应于次年3月份前移交。
四、归档程序
毕业生合影照、毕业生照片册、毕业生纪念册、基本情况登记表等由毕业班辅导员按归档要求进行整理，学籍卡片、成绩单由教学秘书按归档要求整理后，以学院为单位集中交档案馆。研究生学籍卡片、成绩单由研究生院的相关科室整理后集中交到档案馆。所有归档的材料均需制作移交目录，一式两份，双方各保存一份。
在毕业生档案归档过程中，如有问题请与档案馆联系，联系人：方燕平，王春泉，联系电话：22867070。
附件：
2.
毕业生照片册.doc
毕业生照片册.doc
备注：毕业生照片册目录及卷内文件目录可在我馆网站“下载中心”里下载使用。
福建师范大学档案馆
二○一二年三月十三日