关于做好2012年度档案归档工作的通知
师大档[2012]1号
各单位：
根据《福建师范大学档案管理办法》的要求，为做好2012年度档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1．各单位在2011年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括文书、会计、基建、人事、照片、声像、电子、实物等门类档案，各单位要按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（修订）》（闽师档〔2011〕1号）等文件要求，做好档案的收集工作。
2．2012届毕业生形成的学籍档案材料。主要包括：学籍卡片、成绩单、毕业生基本情况登记表、毕业生合影照（含电子版）、毕业生纪念册（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）、研究生学位申请书和毕业生登记表、优秀硕士论文、博士论文等。
二、归档时间
1．按年度归档的各类文书档案在6月30日以前归档；基建项目档案在验收后两个月内归档；科研项目档案在项目结题两个月内归档。
2．2012届本、专科毕业生基本情况登记表、毕业生合影照、毕业生纪念册、毕业生照片册应于6月30日前整理归档；成绩单应在10月份以前整理归档。
3．2012届全日制毕业研究生学籍卡片、成绩单、硕士学位申请书与毕业登记表、优秀硕士论文、博士论文应于每年10月份以前整理归档；毕业生合影照、毕业生纪念册、毕业生照片册应于6月30日前整理归档；在职毕业研究生档案材料于次年3月份前归档。
三、归档要求
1．各单位分管领导要重视各类档案材料的归档工作，监督兼职档案员做好本部门档案归档工作，以防漏归，确保文件材料归档的规范、完整、齐全。另外，今年部分单位已实行部门立卷工作，明年起将在全校范围内进行推广。
2．兼职档案员要认真做好档案管理系统中档案数据的录入和校对工作，确保档案信息完整无误后，经档案馆检查、核对后方可按有关要求移交归档。
3．归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章，一律一式一份，请勿在档案原件上作任何标记。
4．在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档。
5．各单位在向档案馆移交档案时，需制作移交目录并标明移交日期，移交目录一式两份，交接双方须签字。
6．各单位、各部门请按照此《通知》要求，于规定时间完成档案材料的归档工作。以后每年的档案材料都必须在此《通知》规定的时间内归档。历年来尚未完成归档任务的请于今年6月30日前完成。
7．毕业生档案归档的具体要求参见《关于2012届毕业生档案归档工作的通知》（师大档[2012]2号）。
8．在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。联系人：王春泉、方燕平，联系电话：22867070
根据《福建师范大学档案管理办法》的要求，为做好2012年度档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1．各单位在2011年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括文书、会计、基建、人事、照片、声像、电子、实物等门类档案，各单位要按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（修订）》（闽师档〔2011〕1号）等文件要求，做好档案的收集工作。
2．2012届毕业生形成的学籍档案材料。主要包括：学籍卡片、成绩单、毕业生基本情况登记表、毕业生合影照（含电子版）、毕业生纪念册（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）、研究生学位申请书和毕业生登记表、优秀硕士论文、博士论文等。
二、归档时间
1．按年度归档的各类文书档案在6月30日以前归档；基建项目档案在验收后两个月内归档；科研项目档案在项目结题两个月内归档。
2．2012届本、专科毕业生基本情况登记表、毕业生合影照、毕业生纪念册、毕业生照片册应于6月30日前整理归档；成绩单应在10月份以前整理归档。
3．2012届全日制毕业研究生学籍卡片、成绩单、硕士学位申请书与毕业登记表、优秀硕士论文、博士论文应于每年10月份以前整理归档；毕业生合影照、毕业生纪念册、毕业生照片册应于6月30日前整理归档；在职毕业研究生档案材料于次年3月份前归档。
三、归档要求
1．各单位分管领导要重视各类档案材料的归档工作，监督兼职档案员做好本部门档案归档工作，以防漏归，确保文件材料归档的规范、完整、齐全。另外，今年部分单位已实行部门立卷工作，明年起将在全校范围内进行推广。
2．兼职档案员要认真做好档案管理系统中档案数据的录入和校对工作，确保档案信息完整无误后，经档案馆检查、核对后方可按有关要求移交归档。
3．归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章，一律一式一份，请勿在档案原件上作任何标记。
4．在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档。
5．各单位在向档案馆移交档案时，需制作移交目录并标明移交日期，移交目录一式两份，交接双方须签字。
6．各单位、各部门请按照此《通知》要求，于规定时间完成档案材料的归档工作。以后每年的档案材料都必须在此《通知》规定的时间内归档。历年来尚未完成归档任务的请于今年6月30日前完成。
7．毕业生档案归档的具体要求参见《关于2012届毕业生档案归档工作的通知》（师大档[2012]2号）。
8．在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。联系人：王春泉、方燕平，联系电话：22867070
福建师范大学档案馆
二○一二年三月十五日