福建师范大学档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为提高我校档案工作水平，更有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理、组织人事等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第二条 本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理、组织人事等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是我校重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入我校整体发展规划。由校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准我校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入我校整体发展规划，促进档案信息化建设与我校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第四条 学校应当将学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第五条 学校有关部门应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，应按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第二章 机构设置与人员配备
第六条 学校档案馆是保存和提供利用我校档案的专门机构，直属校长领导，业务上接受省档案局的指导、监督和检查。学校由一名校领导分管档案工作。学校档案馆下设综合档案室和人事档案室。
第七条 学校档案馆的基本职能如下：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；
（二）拟订我校各类档案工作的规章制度，并负责贯彻落实，对全校各单位档案工作进行监督、指导和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管我校各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；
（二）拟订我校各类档案工作的规章制度，并负责贯彻落实，对全校各单位档案工作进行监督、指导和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管我校各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动，开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流；
（十）学习、研究和采用新技术，推行档案管理现代化；
（十一）严格执行保密制度；
（十二）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。
（十一）严格执行保密制度；
（十二）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。
第八条 各单位应配备相应的专（兼）职档案员，具体承办本部门
档案材料的积累、立卷和向学校档案馆移交档案等工作。
专（兼）职档案人员职责：
（一）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，深入贯彻落实科学发展观，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。
（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。
（三）接受学校档案馆的业务指导和督促检查。
（四）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向学校档案馆移交档案。
（五）对按照规定不向学校档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。
第三章档案管理
（一）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，深入贯彻落实科学发展观，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。
（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。
（三）接受学校档案馆的业务指导和督促检查。
（四）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向学校档案馆移交档案。
（五）对按照规定不向学校档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。
第三章档案管理
第九条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十条 对纸质档案材料和电子档案材料应当实行同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
党群类和行政类按《福建师范大学文书档案管理细则》的相关规定执行。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按《福建师范大学教学档案管理细则》的相关规定执行。
（五）科研类：主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等活动的文件材料。按《福建师范大学科学技术研究类档案管理细则》的相关规定执行。
（六）基本建设类：主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工文件、竣工验收、基建财务、器材管理等八个方面的材料，重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。按《福建师范大学基建档案管理细则》的相关规定执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。按《福建师范大学仪器设备档案管理细则》的相关规定执行。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学校刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：主要包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料，重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。按《福建师范大学财会档案管理细则》的相关规定执行。
（十二）人事类：主要包括反映教职工自然情况和德能勤绩廉等方面的档案材料。按福建师范大学干部人事档案材料收集归档规定》的相关规定执行。
归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十一条 实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。
第十二条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，不能用易褪色、易变质的材料书写，不能有金属物装订。要符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照《福建师范大学电子文件归档与电子档案管理暂行办法》执行。
第十三条 档案材料归档时间和手续为：
（一）各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各学院等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（一）各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各学院等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（四）干部人事档案在材料形成之日起一个月内按要求送档案馆人事档案室归档并履行移交手续；
（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。
（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。
第十四条 学校档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十五条 学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制订《福建师范大学归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十六条 学校档案馆应当采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、裉色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。
第十八条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，并向学校档案馆移交，进行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。
第十九条 学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，必须有学校档案馆的人员参加。有关业务主管部门应会同学校档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第十九条 学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，必须有学校档案馆的人员参加。有关业务主管部门应会同学校档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第二十条 学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十一条 学校档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十二条 档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。
第二十三条 为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。学校档案馆保管着全校的文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、财会档案、声像档案、设备档案、出版物档案、干部人事档案、房产档案、印鉴档案等。
第二十三条 为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。学校档案馆保管着全校的文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、财会档案、声像档案、设备档案、出版物档案、干部人事档案、房产档案、印鉴档案等。
第四章 档案的利用与公布
第二十四条 学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。
属于下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十七条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案馆负责人批准。
加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。
第二十九条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十条 学校档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十一条 学校档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作，并在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章考核、奖励与处罚
第三十二条 学校及各部门应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和专（兼）职档案人员的岗位职责。对于在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十三条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章 附 则
第六章 附 则
第三十四条 根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规和本办法的要求，结合我校实际情况，由学校档案馆分别制订文书、教学、基建、科研、财会、声像、设备、出版、人事等各类档案的管理细则。
第三十五条 本办法自公布之日起执行。学校原公布的有关档案工作的规定同时废止。