师大档〔2016〕1号
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各单位：
根据《福建师范大学档案管理办法》等文件的要求，为确保2015年应归档材料及时、完整、规范的归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1. 2014年度应归档的会计档案，按照《会计档案管理办法》 (财政部 国家档案局令第79号) 等规定的范围进行归档移交。
2. 2015年度应归档的文书材料，按照《福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（修订）》（闽师档〔2011〕1号）等文件规定的范围进行归档移交。
3. 2015年度应归档及之前未及时归档的干部人事档案材料，按照《福建师范大学干部人事档案材料收集归档实施细则》规定的范围进行归档移交。
4. 2015年度应归档的照片、基建、资助、实物等门类档案，分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。
5. 2016届毕业生应归档的学籍档案材料，主要包括：学籍卡片、成绩单（含辅修专业及素质拓展成绩单）、毕业生基本情况登记表、毕业生合影照（含电子版）、毕业生纪念册（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）、研究生学位申请书和毕业登记表、博士论文等。
6. 历年应归档的重大活动材料，按照《福建师范大学重大活动档案管理实施细则》(闽师档〔2012〕2号)规定的范围进行归档移交。
二、归档时间
1.按年度归档的各类文件材料应于5月15日前归档；基建项目档案在验收后两个月内归档；科研项目档案在项目结题两个月内归档；照片档案在活动结束后一个月内归档；重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内归档；会计档案在本单位保存一年后移交归档。
2.2016届本专科毕业生学籍卡片、成绩单、毕业生照片册应于毕业证书盖章安排日期之前移交至教务处，经教务处审核收集齐全后归档；基本情况登记表、毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业证书盖章安排日期之前移交至学工部，经学工部收集齐全后归档。
3.2016届上半年毕业研究生学籍卡片、成绩单、学位申请书与毕业生登记表、毕业生照片册、博士论文应于当年10月份前由研究生院归档；毕业生合影照、毕业生纪念册应于毕业生离校安排日期之前移交至研工部，经研工部收集齐全后归档；2016届下半年毕业研究生材料应于次年3月份前分别由研究生院、研工部归档。
4.对未按要求完成毕业生材料归档工作的学院，学校将参照《学校办公室关于做好2013届毕业生材料归档工作的通知》（师大学校办〔2013〕43号）的相关规定，不给予办理毕业证书和学位证书盖章手续。
5.干部人事档案材料应在形成正式材料后一个月内移交，2015年度未在规定时间内归档的，须在4月30日前归档。
三、归档要求
1.各单位应本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想，”的态度，高度重视各门类档案材料的收集归档工作。分管领导应及时部署并监督兼职档案员做好档案归档工作。兼职档案员要切实做好文件材料立卷归档工作，确保各门类档案材料规范、系统、齐全完整。
2.归档材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。
3.应归档的红头文件必须包含红头文件（文件正本）正文及附件、签发单、底稿；红头文件应一式两份，其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为：红头文件（文件正本）、签发单、底稿，如有附件应放在文件正本后面。
4.在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档。
5.归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边。
6.2016届毕业生学籍材料的归档要求见附件1。
7.其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。
四、归档程序
1.各单位在归档移交前，首先按照归档要求进行立卷整理；其次，在移交材料右上角空白处加盖归档章（学籍档案、干部人事档案类除外），并填写相应栏目信息；再次，将应归档文件材料目录（学籍档案、干部人事档案类除外）预先录入至学校科易档案管理系统中；最后，确保信息录入完整、准确后，将相应的电子文件上传挂接（具体方法参照附件2）。
2.各单位在向档案馆移交档案时，需打印归档文件移交目录一式两份，并标明移交日期、移交人，加盖单位公章。归档文件移交目录可在科易档案管理软件里打印出来（具体方法参照附件2）。
3.档案馆根据归档文件移交目录验收材料，查验录入数据及原文，经检查无误后签字确认，退回一份归档文件移交目录由移交单位留底备查。
4．在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系人及电话：综合档案室：上官小兰、王春泉，22867070，人事档案室：方燕平，郑新莺，22867363。
附件:1.2016届毕业生学籍档案归档要求.doc
2.科易档案管理软件使用方法.doc
福建师范大学档案馆
2016年4月21日
